Heizkostenabrechnung: Transparenz statt Blackbox
Für Vermieter und Hausverwaltungen, die Klartext wollen
Heizen wird teurer. Die Heizkostenabrechnung wird durch Gesetze und Vorschriften immer komplizierter. Und irgendwo dazwischen steht Ihr Postfach, voll mit Rückfragen der Mieter und Schreiben vom alten Abrechner, die niemand versteht.
Wir machen das anders. Wir erstellen verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnungen für Wohn- und Gewerbeobjekte. Rechtssicher, pünktlich und verständlich. Ohne Konzernbindung, ohne Warteschleifen und ohne Formulare, die Sie dreimal hin- und herschicken müssen.
Ablauf der Heizkostenabrechnung
Keine mysteriöse Blackbox, kein 40-seitiges PDF im Anhang. Der Ablauf ist in fünf klaren Schritten beschrieben.
1. Kennenlernen und Objektaufnahme. Wir sprechen kurz über Ihr Objekt, Ihre bisherige Abrechnungssituation und die Anzahl der Einheiten.
2. Messtechnik. Sind schon fernablesbare Geräte verbaut? Prima, die können wir in der Regel weiternutzen. Falls nicht oder falls die Geräte veraltet sind, rüsten wir mit modernen Heizkostenverteilern, Wärmemengenzählern und Wasserzählern aus. Alles funkbasiert, keine Ablesetermine mehr. Die Mieter brauchen bei der Ablesung nicht zuhause sein und es können somit auch keine Termine verpasst werden.
3. Datenerfassung während des Abrechnungszeitraums. Ab jetzt läufts im Hintergrund. Die Geräte funken monatlich, wir bereiten die Verbrauchsdaten auf und versorgen Ihre Mieter mit der gesetzlich vorgeschriebenen Verbrauchsinformation.
4. Abrechnung am Jahresende. Wir erinnern Sie rechtzeitig daran, uns Ihre Nutzerwechsel und Betriebskosten zu übermitteln. Also die Kosten vom Energieversorger, die Wartungskosten und Vergleichbares. Aus diesen Zahlen plus unseren Verbrauchsdaten entsteht die fertige Abrechnung.
5. Zustellung an Ihre Mieter. Sie bekommen die Abrechnungen als PDF oder in Papierform, je nach Absprache und geben diese einfach an Ihre Mieter weiter.
Das Ganze ist so aufgebaut, dass Sie uns einmal im Jahr Ihre Kosten und Nutzerwechsel mitteilen und folgend die Abrechnung erhalten und weitergeben. Mehr nicht.
Was steckt eigentlich in einer Heizkostenabrechnung?
Kurz gesagt: die Antwort auf die Frage "Wer hat wie viel verheizt und wer zahlt deshalb was?".
Lang gesagt: eine Heizkostenabrechnung verteilt die jährlichen Kosten für Wärme und Warmwasser auf die Mieter eines Objekts. Dabei fließen verschiedene Posten ein:
Brennstoff und Energie. Öl, Gas, Fernwärme, Pellets, Strom für Wärmepumpen. Alles, was am Ende in der Heizungsanlage landet.
Betriebsstrom der Heizungsanlage. Pumpen, Steuerungen und Brenner brauchen Strom. Nicht viel, aber über das Jahr summiert sich auch das.
Wartung und Messungen. Heizungswartung durch den Fachbetrieb, Schornsteinfeger, Immissionsschutzmessung. Alles, was den Kessel sicher und effizient hält.
Warmwasser. Wenn die Heizung auch das Warmwasser bereitet, wird dieser Anteil nach einem definierten Verfahren getrennt berechnet. Das ist Pflicht.
Messdienstleistungen. Das sind in der Regel wir. Erfassung der Verbräuche, Erstellung der Abrechnung, Bereitstellung der Geräte.
Was nicht in die Heizkostenabrechnung gehört: Alles, was in die Hausnebenkostenabrechnung gehört, sowie Reparaturkosten am Heizkessel, Neuanschaffungen und Modernisierungsmaßnahmen. Diese Unterscheidung kennen wir genau und trennen diese Posten sauber für Sie auf.
Warum überhaupt verbrauchsabhängig? Ein Blick ins Gesetz
Die Heizkostenverordnung (HKVO) schreibt seit Jahrzehnten vor, dass Heizkosten nicht pauschal nach Wohnfläche umgelegt werden dürfen. Ein gewisser Anteil muss nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Sollten die Kosten dennoch pauschal umgelegt werden, sind die Mieter in der Regel berechtigt, Kosten zu kürzen.
Konkret gilt: zwischen 50 Prozent und 100 Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten werden nach Verbrauch verteilt. Der Rest läuft über die Wohnfläche. Die genaue Aufteilung hängt vom Gebäude ab.
Der Sinn dahinter ist einfach. Wer spart, zahlt weniger. Wer mehr heizt, zahlt mehr. Das ist fair und motiviert nachweislich dazu, die Heizung bewusster zu nutzen.
Um unter anderem das Heizen noch bewusster zu machen und die Umwelt zu schonen, hat der Gesetzgeber sich dazu entschieden, die unterjährigen Verbrauchsinformation (UVI) seit 2022 zur Pflicht zu machen. Mieter bekommen monatlich eine Übersicht ihres aktuellen Verbrauchs. Auch das übernehmen wir für Sie.
Der Verteilerschlüssel: Wer zahlt wie viel?
Der Verteilerschlüssel entscheidet, wie die Kosten aufgeteilt werden. Für Heizkosten ist die Bandbreite durch die Heizkostenverordnung vorgegeben. Üblich sind diese Varianten.
70/30. 70 Prozent nach Verbrauch, 30 Prozent nach Wohnfläche. Der Klassiker für überwiegend gedämmte Gebäude, in denen der individuelle Verbrauch den Löwenanteil ausmacht.
50/50. 50 Prozent nach Verbrauch, 50 Prozent nach Wohnfläche. Die Verteilung für Objekte mit überwiegend ungedämmten Leitungen. Hier spielt der Heizeffekt der Leitungen bzw. der Wärmeverluste eine größere Rolle und der Flächenanteil wird entsprechend höher gewichtet.
100/0. 100 Prozent nach Verbrauch. Hier werden die Kosten vollständig über den Verbrauch umgelegt. Das darf aber nur unter den passenden Voraussetzungen in reinen Gewerbeobjekten gemacht werden.
Warmwasser separat. Warmwasserkosten werden zusätzlich getrennt abgerechnet. Das muss so sein, denn Warmwasser verhält sich anders als Raumwärme. In der Heizkostenabrechnung geht es ausschließlich um die Kosten der Wassererwärmung, also um die eingesetzte Wärmeenergie, nicht um das Wasser selbst als Material. Die Wasserkosten als Material (ob Frisch- oder Abwasser) werden über die Hausnebenkostenabrechnung abgerechnet. Die Aufteilung der Wassererwärmungskosten findet in der Regel über Warmwasserzähler statt. Auch hier gelten die Verteilerschlüssel, zum Beispiel 70/30. Dieser Verteilerschlüssel kann auch vom Schlüssel für die Heizungsseite abweichen.
Welcher Schlüssel für Ihr Objekt sinnvoll ist, besprechen wir mit Ihnen. Und wenn Sie unsicher sind, ob Ihr aktueller Schlüssel noch passt, schauen wir da gerne gemeinsam drauf.
Anbieterwechsel: unkomplizierter als gedacht
Viele Vermieter scheuen den Wechsel des Abrechnungsdienstleisters. Meist aus einem einzigen Grund: "Das ist doch bestimmt kompliziert."
Ist es nicht. Zumindest nicht bei uns. Wir unterstützen Sie bei der Kommunikation mit Ihrem bisherigen Anbieter, lesen vorhandene Messgeräte aus, soweit das möglich ist, und planen einen sauberen Übergang ohne Lücken im Abrechnungszeitraum. Sollte ein Austausch der Messgeräte nötig sein, sprechen wir das vorab mit Ihnen ab. Sollten Sie unsicher sein, ob zusätzliche Kosten durch den alten Dienstleister entstehen, helfen wir Ihnen auch gerne, diese vorweg als unverbindliches Angebot anzufordern.
Was Sie davon haben: kürzere Wege, feste Ansprechpartner und die Sicherheit, dass Ihre Anliegen nicht in einer Konzernstruktur versanden.
Für wen wir arbeiten
Private Vermieter. Ein einzelnes Mehrfamilienhaus, zwei Wohnungen im ehemaligen Elternhaus oder der Anbau, der vermietet wird. Wir nehmen uns die Zeit, die größere Dienstleister nicht mehr investieren.
Hausverwaltungen. Sie verwalten mehrere Objekte und brauchen einen verlässlichen Partner, der mitdenkt. Wir liefern Ihnen die Abrechnungen in strukturierter Form, arbeiten auf Wunsch mit Ihrer Software zusammen und halten die Kommunikation schlank.
Wohnungseigentümergemeinschaften. Auf Anfrage übernehmen wir auch die Abrechnung für WEG-Objekte, typischerweise in Zusammenarbeit mit der beauftragten Hausverwaltung.
Was uns von den Großen unterscheidet
Wir sind ein inhabergeführter Betrieb ohne Konzernbindung. Das heißt konkret:
Echte Ansprechpartner. Wenn Sie anrufen, landen Sie nicht in einer Warteschleife mit Werbejingle. Sie erreichen direkt jemanden, der Ihr Objekt kennt.
Transparente Preise. Keine versteckten Posten, keine verpflichtenden Zusatzpakete. Sie bekommen ein klares Angebot mit allen Kosten schwarz auf weiß.
Faire Verträge. Sie sollen langfristig bei uns bleiben, weil Sie zufrieden sind. Nicht, weil eine Kündigungsklausel oder Zusatzkosten das schwierig machen.
Häufige Fragen zur Heizkostenabrechnung
Wann muss die Heizkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Wird diese Frist verpasst, verlieren Sie in der Regel das Recht auf Nachforderungen. Wir helfen Ihnen aktiv die Fristen einzuhalten.
Was passiert, wenn ein Mieter während des Jahres auszieht?
Bei einem Mieterwechsel halten wir die Zählerstände automatisch fest (wir können diese auch noch rückwirkend einsehen) und rechnen die Kosten anteilig auf Vor- und Nachmieter auf. Sie geben uns Bescheid, wann der Wechsel stattfindet oder stattgefunden hat, den Rest übernehmen wir. Durch die automatische Fernauslesung können keine Zwischenablesungen mehr vergessen werden.
Müssen Messgeräte regelmäßig ausgetauscht werden?
Ja. Die Geräte haben eine begrenzte Eichdauer oder batteriebedingte Lebensdauer von mehreren Jahren. Diese Lebensdauer variiert je nach Gerätetyp meist zwischen sechs und zwölf Jahren. Danach müssen sie getauscht werden. Eine Nacheichung ist in der Regel teurer als ein neues Gerät. Wir behalten die Fristen im Blick und informieren Sie rechtzeitig.
Kann ich die Kosten der Heizkostenabrechnung auf die Mieter umlegen? Ja. Die Kosten der Ablesung, Abrechnungserstellung, unterjährigen Verbrauchsinformationen, sowie in der Regel auch die Miete für Messgeräte sind umlagefähige Betriebskosten.
Was ist mit der monatlichen Verbrauchsinformation (UVI)? Seit 2022 ist sie Pflicht bei allen Objekten mit fernablesbaren Messgeräten und ab 2027 sind fernablesbare Messgeräte ebenfalls verpflichtend. Ihre Mieter erhalten monatlich eine Übersicht über Verbrauch und Vergleichswerte. Wir übernehmen das für Sie per E-Mail, Online-Portal oder klassisch per Post.
Wie lange dauert die Erstellung einer Abrechnung? Sobald uns alle Betriebskosten und Nutzerwechsel vollständig vorliegen, erstellen wir die Abrechnung in der Regel innerhalb von drei Wochen. Je früher Sie uns Ihre Rechnungen schicken, desto früher haben Sie die fertige Abrechnung in der Hand.
Was kostet eine Heizkostenabrechnung? Das hängt von der Anzahl der Einheiten, der Art der Messtechnik und dem gewünschten Leistungsumfang ab. Wir erstellen Ihnen ein individuelles und unverbindliches Angebot, in dem Sie genau sehen, welche Kosten entstehen. Sprechen Sie uns einfach an.
Wir haben noch keine fernablesbaren Geräte. Muss jetzt alles sofort umgerüstet werden? Seit 2021 müssen alle neu installierten Messgeräte fernablesbar sein. Bis Ende 2026 müssen auch Bestandsgeräte nachgerüstet sein. Die Frist rückt näher, also lohnt sich jetzt ein kurzer Check. Wir planen den Austausch mit Ihnen so, dass keine Hektik entsteht.
Bereit für einen Abrechner, der Sie nicht im Dunkeln lässt?
Ein kurzer Anruf, eine kurze E-Mail, oder kurz das Kontaktformular unten ausfüllen und wir sprechen über Ihr Objekt. Unverbindlich, ohne Vertragsdruck und ohne komische Zusatzpakete.
Kontakt aufnehmen
Telefon: 05121 - 676 30 83
Telefonsprechzeiten: Montags bis Freitags von 9:00 Uhr bis 13:00 Uhr
E-Mail: info@faabrechnungen.de
Adresse:
Felix Albrecht Heizkostenabrechnungen
Borsigstraße 5
31135 Hildesheim