Hausnebenkostenabrechnung: Alle Kosten, ein Dokument
Für Vermieter, die umlagefähige Kosten nicht selbst tragen wollen
Neben den Heizkosten fallen in jedem Mietobjekt jede Menge weitere Kosten an. Müllabfuhr, Wasser, Versicherung, Hausmeister, Gartenpflege und so weiter. Wer diese Kosten nicht sauber abrechnet, bleibt am Ende selbst darauf sitzen. Denn ohne Abrechnung, keine Umlage.
Wir sorgen dafür, dass Ihnen das nicht passiert. Vollständig, rechtssicher und so aufgebaut, dass Ihre Mieter die Abrechnung verstehen, ohne dreimal nachzufragen.
Ablauf der Hausnebenkostenabrechnung
1. Absprache zum Leistungsumfang. Wir klären gemeinsam, welche Kostenpositionen in Ihrer Abrechnung auftauchen sollen und welcher Verteilerschlüssel gilt. Neu bei uns? Dann sprechen wir auch kurz über Ihr Objekt und Ihre bisherige Abrechnungssituation.
2. Sie liefern Ihre Belege. Am Ende des Abrechnungszeitraums, in der Regel einmal im Jahr, übermitteln Sie uns Ihre Betriebskosten. Also die Kosten von Stadtwerken, Versicherungen, Hausmeisterdiensten und allem anderen, was in die Abrechnung gehört. Wir erinnern Sie rechtzeitig daran.
3. Wir prüfen und sortieren. Wir gehen die Kostenpunkte durch, trennen umlagefähige von nicht umlagefähigen Kosten und bereiten alles für die Abrechnung vor. Wenn etwas unklar ist oder wir einen Kostenpunkt vermissen, melden wir uns kurz.
4. Die Abrechnung entsteht. Aus allen geprüften Positionen erstellen wir die fertige Hausnebenkostenabrechnung. Jede Wohneinheit bekommt eine eigene Aufstellung, aus der klar hervorgeht, welche Kosten angefallen sind, wie sie verteilt wurden und was sich daraus für die entsprechende Wohneinheit ergibt.
5. Zustellung. Sie erhalten die Abrechnungen als PDF oder in Papierform und geben sie an Ihre Mieter weiter.
Was ist die Hausnebenkostenabrechnung überhaupt?
Die Hausnebenkostenabrechnung, oft auch einfach Nebenkostenabrechnung genannt, erfasst alle laufenden Betriebskosten eines Objekts, die nicht zur Heizung oder Warmwasserbereitung gehören. Sie zeigt, welche Gesamtkosten im Abrechnungsjahr angefallen sind, wie diese auf die einzelnen Wohneinheiten verteilt werden und was sich daraus für jeden Mieter ergibt, also Nachzahlung oder Rückerstattung.
Die rechtliche Grundlage ist die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Sie legt fest, welche Kosten als "Betriebskosten" gelten und damit grundsätzlich auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Was nicht in dieser Liste steht, darf auch nicht in die Abrechnung.
Was darf in die Abrechnung, was nicht?
Das ist die Frage, die Vermieter am häufigsten stellen. Und zu Recht, denn die Grenze ist nicht immer offensichtlich.
Umlagefähig, also abrechenbar gegenüber den Mietern:
Grundsteuer. Die jährliche Grundsteuer des Objekts darf vollständig auf die Mieter umgelegt werden.
Wasser und Abwasser. Frischwasserkosten, Abwassergebühren, Kosten für Wasserzähler und deren Eichung. Wer Wasserzähler je Wohneinheit verbaut hat, kann verbrauchsabhängig abrechnen. Ohne Zähler läuft die Verteilung in der Regel über die Wohnfläche oder die Personenzahl, hier sollte aber vorher geprüft werden, ob die Mieter Kosten kürzen können.
Aufzug. Betriebsstrom, Wartung und Prüfung des Aufzugs, sofern vorhanden.
Straßenreinigung, Winterdienst und Müllabfuhr. Kosten für die städtische Straßenreinigung, den Winterdienst, sowie alle anfallenden Müllgebühren.
Gebäudereinigung. Reinigung von Gemeinschaftsflächen wie Treppenhaus, Keller oder Tiefgarage.
Gartenpflege. Pflege von Grünanlagen, die zum Objekt gehören, also Rasenmähen, Heckenschnitt und so weiter.
Beleuchtung. Stromkosten für Gemeinschaftsbereiche wie Treppenhaus, Eingangsbereich oder Außenanlage.
Schornsteinreinigung. Kehrgebühren des Schornsteinfegers, für Kamine und Anderes. Nicht die Kosten für die Heizungsanlage, diese sind bereits in der Heizkostenabrechnung enthalten.
Sach- und Haftpflichtversicherung. Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung für das Objekt, ggf. noch eine Glasversicherung.
Hausmeister. Lohn- und Lohnnebenkosten eines Hausmeisters, soweit dessen Tätigkeit Betriebskosten betrifft. Reparatur- und Verwaltungsarbeiten sind nicht umlagefähig und müssen herausgerechnet werden.
Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss. Laufende Kosten für einen gemeinschaftlichen Kabelanschluss, sofern vertraglich vereinbart.
Sonstige Betriebskosten. Kosten, die regelmäßig anfallen und schriftlich (zum Beispiel im Mietvertrag) als umlagefähig vereinbart wurden, zum Beispiel Wartung von Rauchmeldern oder Legionellenprüfung.
Nicht umlagefähig, also Sache des Vermieters:
Instandhaltung und Reparaturen, Verwaltungskosten, Kontoführungsgebühren, Leerstandskosten für nicht vermietete Einheiten und Modernisierungsmaßnahmen. Diese Kosten dürfen nicht in die Betriebskostenabrechnung einfließen. Wir kennen die Grenze und halten sie ein.
Diese Liste deckt die häufigsten Positionen ab, ist aber nicht abschließend. Je nach Objekt und Mietvertrag können weitere Kosten umlagefähig sein. Wir schauen uns das gemeinsam mit Ihnen an.
Welcher Verteilerschlüssel gilt?
Für die Nebenkostenabrechnung gilt als Grundregel: Was sich verbrauchsabhängig erfassen lässt, sollte in der Regel auch so abgerechnet werden. Wasser ist das häufigste Beispiel, wenn je Wohneinheit ein Zähler verbaut ist. Alles, was sich nicht verbrauchsabhängig erfassen lässt, wird nach Wohnfläche verteilt.
Weitere Schlüssel sind möglich, müssen aber schriftlich vereinbart sein, zum Beispiel im Mietvertrag. Wichtig dabei: Alle Mieter im Objekt müssen dieselbe Vereinbarung unterschrieben haben. Ein und dieselbe Kostenposition lässt sich nicht mit verschiedenen Schlüsseln auf verschiedene Mieter aufteilen.
Je nach Kostenart und Vereinbarung kommen verschiedene Schlüssel zum Einsatz:
Verbrauch. Möglich bei Wasser, wenn je Einheit ein Zähler verbaut ist. Fair, weil jeder nur für das zahlt, was er tatsächlich verbraucht hat.
Wohnfläche. Der häufigste Schlüssel. Größere Wohnungen tragen einen größeren Anteil der Kosten. Einfach nachvollziehbar und für die meisten Kostenarten sachgerecht.
Personenzahl. Vor allem bei Wasser und Müllabfuhr sinnvoll, wenn der tatsächliche Verbrauch stärker von der Personenzahl abhängt als von der Wohnungsgröße. Erfordert aktuelle Angaben zur Belegung.
Wohneinheiten. Manche Kosten werden einfach zu gleichen Teilen auf alle Wohneinheiten aufgeteilt, unabhängig von Größe oder Belegung.
Stückzahl. Manche Kosten werden nach Stückzahlen umgelegt, unabhängig von Größe oder Verbrauch. Ein typisches Beispiel ist die Miete für Messgeräte, die je Gerät anfällt.
Haben Sie mit Ihren Mietern einen abweichenden Schlüssel vereinbart, übernehmen wir selbstverständlich diesen. Und wenn Sie unsicher sind, ob Ihr aktueller Schlüssel noch zu Ihrem Objekt passt, schauen wir das gemeinsam an.
Heizkosten und Nebenkosten aus einer Hand
Wer beides von uns erledigen lässt, spart sich doppelten Aufwand. Heizkostenabrechnung und Hausnebenkostenabrechnung werden gemeinsam erstellt, aufeinander abgestimmt und gemeinsam zugestellt. Kostenpositionen, die in beide Abrechnungen hineinreichen könnten, wie zum Beispiel Schornsteinreinigung, werden dabei sauber aufgeteilt.
Das Ergebnis: eine übersichtliche Gesamtabrechnung aus einer Hand, ohne Doppelarbeit und ohne Abstimmungschaos zwischen verschiedenen Dienstleistern.
Für wen wir arbeiten
Private Vermieter. Ob ein einzelnes Mehrfamilienhaus oder eine vermietete Einliegerwohnung. Wir erstellen auch für kleine Objekte saubere Abrechnungen, ohne dass Sie sich durch Gesetzestexte arbeiten müssen.
Hausverwaltungen. Mehrere Objekte, unterschiedliche Eigentümer, verschiedene Verteilerschlüssel. Wir liefern strukturierte Abrechnungen, die zu Ihrem Workflow passen, und halten die Kommunikation schlank.
Wohnungseigentümergemeinschaften. Auf Anfrage übernehmen wir auch die Abrechnung für WEG-Objekte, in der Regel in Zusammenarbeit mit der beauftragten Hausverwaltung.
Was uns von den Großen unterscheidet
Wir sind ein inhabergeführter Betrieb ohne Konzernbindung. Das heißt konkret:
Echte Ansprechpartner. Wenn Sie anrufen, landen Sie nicht in einer Warteschleife mit Werbejingle. Sie erreichen direkt jemanden, der Ihr Objekt kennt.
Transparente Preise. Keine versteckten Posten, keine verpflichtenden Zusatzpakete. Sie bekommen ein klares Angebot mit allen Kosten schwarz auf weiß.
Faire Verträge. Sie sollen langfristig bei uns bleiben, weil Sie zufrieden sind. Nicht, weil eine Kündigungsklausel oder Zusatzkosten das schwierig machen.
Häufige Fragen zur Hausnebenkostenabrechnung
Wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Geht die Abrechnung später raus, verfällt das Recht auf Nachforderungen. Wir helfen Ihnen aktiv, die Fristen einzuhalten.
Was passiert bei einem Mieterwechsel während des Jahres?
Die Kosten werden anteilig auf Vor- und Nachmieter aufgeteilt. Wir rechnen das für Sie durch. Sie teilen uns mit, wann der Wechsel stattgefunden hat, den Rest übernehmen wir.
Darf ich pauschal einen Betrag vereinbaren statt einer genauen Abrechnung?
Bei Wohnraummietverhältnissen ist eine Pauschale grundsätzlich möglich, aber dann dürfen keine Nachforderungen gestellt werden. Das klingt erstmal einfach, hat aber einen Haken: Betriebskosten steigen. Wer eine Pauschale vereinbart hat, bleibt auf der Differenz sitzen. Eine Abrechnung nach tatsächlichen Kosten schützt den Vermieter davor und ist in den meisten Fällen die bessere Wahl.
Was ist, wenn ein Mieter die Abrechnung anzweifelt?
Das kommt vor. Wir stellen Ihnen alle Berechnungen nachvollziehbar zur Verfügung, und unterstützen Sie dabei, Rückfragen Ihrer Mieter schnell und klar zu beantworten. Transparenz ist kein Aufwand, sondern der Standard bei uns.
Kann ich auch nur die Nebenkostenabrechnung bei euch machen lassen, ohne die Heizkosten?
Ja, das ist möglich. Wenn die Erstellung einer Heizkostenabrechnung nicht notwendig oder auch nicht gewünscht ist, erstellen wir auch gerne ausschließlich die Hausnebenkostenabrechnung.
Was kostet die Hausnebenkostenabrechnung?
Das hängt von der Anzahl der Einheiten und dem Leistungsumfang ab. Wir erstellen Ihnen ein individuelles und unverbindliches Angebot, in dem Sie genau sehen, was auf Sie zukommt. Sprechen Sie uns einfach an.
Bereit für eine Abrechnung, die wirklich stimmt?
Ein kurzer Anruf, eine kurze E-Mail oder das Kontaktformular unten ausfüllen, und wir sprechen über Ihr Objekt. Unverbindlich, ohne Vertragsdruck und ohne versteckte Kosten.
Kontakt aufnehmen
Telefon: 05121 - 676 30 83
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Felix Albrecht Heizkostenabrechnungen
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